پارمیس : نرم افزار ابری بر خلاف بسیاری از باورهای رایج، به خوبی می تواند امنیت اطلاعات شما را تامین کند. این جمله یک شعار نبود! بلکه با رواج نرم افزار حسابداری ابری در کسب و کارهای مختلف، آن‌ها به این مسئله پی بردند که سرعت و امنیت اطلاعات و حساب هایشان بیش از پیش تامین شده است. علاوه بر این مسئله ی حساس تری هم وجود دارد

اگر به کامپیوتر و تجهیزات سخت افزاری خود اهمیت می‌دهید و نگران دزدیده شدن آن هستید، هرگز دفتر خود را بدون قفل کردن در آن ترک نخواهید کرد. اگر امنیت وبسایت شما برایتان اهمیت داشته باشد، هرگز دسترسی به پنل مدیریتی آن را به همه کارمندان خود نخواهید داد. پس اگر به امنیت نرم افزار حسابداری خود نیز مانند این موارد اهمیت می‌دهید، آن را در دفتر کار خود قرار ندهید. بله درست خواندید! این مثال‌ها به شما کمک کرد تا اهمیت امن بودن اطلاعات مالی و اسناد حسابداری کسب و کارتان بهتر درک شود.

علی رغم اخباری که این روزها از هک و دزدی های آنلاین در منابع مختلف می‌خوانیم، وب همچنان ابزاری ایمن برای مشاغل مختلف، به خصوص کسب و کارهای کوچک است. این ایمنی و حفظ امنیت اطلاعات در وب، شرط و شروطی هم دارد.

چگونه حسابداری ابری به امنیت اطلاعات شما کمک می‌کند؟

کامپیوتری که برای کسب و کار خود مهیا کرده اید تا به گونه‌ای اطلاعات و اسناد خود را در آن ثبت و نگهداری کنید، حتی با وجود نصب آنتی ویروس نمی‌تواند مهره قابل اعتمادی برای حفظ امنیت اطلاعات شما باشد. به خصوص هنگامی که شما پشتیبانگیری از اطلاعات نرم افزارهای خود را به صورت دوره‌ای و منظم انجام ندهید.

مشکلاتی که ذخیره سازی فایل‌های پشتیبانگیری شده در کامپیوتر ایجاد می‌کند:

  1. داده‌ها و فایل‌هایی که در کامپیوتر یا لپ تاپ شخصی خود ذخیره می‌کنید، همیشه در معرض خطر هستند. از حملات ویروس ها و بدافزارها گرفته تا بلایای طبیعی مثل سیل و زلزله، همگی مواردی هستند که می‌تواند همه‌ی دار و ندارتان را یک شبه از بین ببرند! اگر لپ تاپ خود را همیشه با خود به همراه دارید، خطر سرقت، سقوط و ضربه و یا ریختن نوشیدنیتان روی آن در هنگام کار کردن می‌توانند عواملی باشند که هم سخت افزار و هم اطلاعاتتان از بین برود. اگر همه داده‌هایتان را فقط در کامپیوتر شخصی خود نگهداری می‌کنید، تمام این خطرات ذکر شده همواره در کمین شما هستند.
  2. به خاطر داشته باشید امنیت کامپیوتر و لپتاپ شخصی شما به عنوان تنها راه برای حفظ اطلاعاتتان بسیار کم است. زیرا این اطلاعات همواره در معرض ویروس و باج افزارهای مختلفی هستند. اگر دانش شما هم از این خطرات و دفع آن‌ها به اندازه کافی نباشد، ریسک به خطر افتادن امنیت اطلاعات کسب و کار شما هم بیشتر خواهد شد. این شما هستید که مسئولیت امنیت سیستم خود و نرم افزار حسابداری را دارید، زیرا کامپیوترها به خودی خود امن نیستند. پس حتی اگر تمام تلاشتان را برای حفظ امنیت اطلاعات خود انجام دهید، باز هم خطرات بی شماری وجود دارند که همواره داده های شما را در معرض تهدید قرار می‌دهند.

 

این موارد می‌توانند دیگر جایی در ذهن شما به عنوان دغدغه نداشته باشند، اگر و تنها اگر از نرم افزار حسابداری ابری استفاده کنید. نرم افزارهای حسابداری ابری می‌توانند به صورت خودکار و بعد از هر عملیاتی که با آن‌ها انجام می‌دهید، بکاپ گیری را انجام دهند. با این ویژگی نه تنها از بکاپ گیری اطلاعات خود اطمینان حاصل می‌کنید، بلکه خیالتان راحت است که اطلاعات شما در چند جا ذخیره می‌شود.

سیل، زلزله، آتش سوزی و دیگر بلایای طبیعی و غیر طبیعی حتی حمله تروریست‌ها هم نمی‌تواند اطلاعات شما را از بین ببرد. برای مثال در راهکار ابری پارمیس 360 ، فاکتور و اسنادی که توسط نرم افزار پارمیس اسمارت ثبت شوند، پارمیس کلود که سرور اصلی پارمیس است، داده های کسب و کارها را در فضایی کاملا امن ذخیره می کند.

ویژگی های امنیتی نرم افزار حسابداری ابری

کسب و کارهای کوچک به شکل فزاینده ای در حال گرایش به سمت حسابداری ابری هستند و آن را یک راه‌حل مناسب به عنوان جایگزین برای برنامه های حسابداری مبتنی بر سخت افزار که محدودتر و خسته کننده تر هستند، می‌دانند. ذخیره‌سازی اطلاعات در فضای ابری، دسترسی به این اطلاعات را برای مدیران و کارمندان مجاز سیستم در هر زمان و از طریق هر دستگاهی که متصل به اینترنت باشد، بروزرسانی‌های فوری و داده‌های مالی در لحظه را برای کاربران خود فراهم می‌کند.

ذخیره‌سازی داده‌های مبتنی بر ابر مناسب‌ترین گزینه برای صاحبان مشاغل است که ترجیح می‌دهند عملیات خود را سریع‌تر انجام دهند. بررسی درآمد روزانه هنگام حرکت یک کار سریع و ساده برای گوشی های هوشمند است. با این حال ، برخی از مدیران عامل چشم انداز ذخیره داده‌های حساس مالی آنلاین را هولناک می دانند.

به چه مواردی در یک نرم افزار حسابداری ابری باید توجه کنیم؟

برخی از اصلی‌ترین نگرانی‌هایی که افراد در رابطه با اعتماد به نرم افزار حسابداری ابری و بارگذاری اطلاعات کسب و کارشان در این نرم افزار دارند، شامل موارد زیر است :

  1. سرقت داده ها از طریق هک کردن یا ربودن سخت افزار
  2. تغییر داده یا فساد توسط پرسنل بی تجربه
  3. از بین رفتن داده ها به دلیل عدم ثبات ابر
  4. از دست دادن داده ها هنگامی که یک شرکت مبتنی بر ابر فعالیت خود را ترک می کنند

همه نرم افزارهای حسابداری ابری، امنیت کافی را برای کسب و کارها را ندارند. اما از چه راه هایی می توان مطمئن بود که یک نرم افزار حسابداری ابری امنیت لازم برای حفظ اطلاعت شما دارد؟

در ادامه این مطلب به شما خواهیم گفت که چگونه یک نرم افزار حسابداری ابری با رعایت چند فرمول و نکته ساده می تواند امنیت اطلاعاتتان را تضمین کند.

  • امنیت فیزیکی سخت افزارها

ارائه دهنده سرویس cloud همه سخت افزارهای موجود در مکان ، مانند سرورهای میزبان برنامه و داده های شما را میزبانی می‌کند. مواردی مانند امنیت سخت افزار و سرورهای شما برای دسترسی به منابع آن از طریق برنامه یا مرورگر خود به برنامه وصل می‌شوید. از آنجا که شما سرورها را در سایت ندارید ، دسترسی فیزیکی به سخت افزار ندارید و امنیت آن را کنترل نمی کنید. با ارائه دهندگان خدمات ابری در مورد امنیت مرکز داده خود صحبت کنید ، تعیین کنید که آیا سرورهای خود را با هم همخوانی می کنند یا کنترل کاملی روی اتاق یا مرکز سرور دارند ، و بدانید که اقدامات آنها برای کنترل دسترسی فیزیکی به دستگاه ها چیست. در مورد نقص داده ها، پشتیبان‌گیری از مراحل و فرآیندهای موجود در صورت نقض سؤال کنید.

  • دسترسی به حساب کاربری

هر برنامه روش خاص خود را برای مدیریت مقدار دقیق داده ها و عملکردهایی که کاربران می توانند به آن دسترسی داشته باشند دارند. این مهم است که درک کنید که چقدر حساب ها ممیزی می شوند ، غیرفعال کردن حساب ها در صورت اخراج یک کارمند، و اینکه چقدر کنترل خود را بر ایجاد و اداره این حساب ها دارید چقدر سخت است. سطح دسترسی سفارشی کاربر ممکن است به شما اطمینان دهد که کنترل داده های خود را حفظ کنید و نقاط شناسایی اضافی ممکن است یک ویژگی مفید برای اهرم باشد.

  • استفاده چند کاربر به طور همزمان از نرم افزار حسابداری ابری

سرورهای مورد استفاده ی ارائه دهندگان خدمات ابری اغلب میزبان بیش از یک مشتری است. این بدان معنی است که داده های شما فضای مشترکی را با سایر مشتریانی که از این سرویس استفاده می کنند ، به اشتراک می گذارند ، که اگر هکر یک شرکتی دیگر را هدف قرار دهد و داده های شما در آتش سوزی گرفتار شود ، می‌تواند مشکلاتی ایجاد کند. به ارائه دهندگان خدمات ابری توجه کنید که داده‌های حساس را در مورد سخت افزار فیزیکی جداگانه از سایر مشتری ها حفظ می کنند ، در نظر داشته باشید که یک ابر خصوصی را تنظیم کنید یا از یک API استفاده کنید تا در حالی که هنوز از برنامه مبتنی بر ابر استفاده می کنید، داده های خود را در سایت خود نگه دارید یا اینکه تعیین کنید آیا اقدامات امنیتی شامل است به اندازه کافی برای رسیدگی به این وضعیت بدون دلیل نگرانی خواهد بود.

 

امنیت اطلاعات مالی کسب و کارها، زیر سایه ابر پارمیس

بسیاری از کاربران نرم افزار حسابداری ابری پارمیس 360، کسب و کارهای خرده فروشی هستند که توانسته اند با یک کارتخوان اندرویدی و یا حتی با استفاده از تلفن همراه خود، داشبورد مدیریتی کسب و کار خود را داشته باشند. ویژگیاصلی که این راهکار را از نرم افزارهای حسابداری دیگر متمایز می کند، دسترسی به داشبورد میدیریت آن از هر مکان و در هر زمان(تنها با دسترسی به اینترنت) است.

امنیت و حفظ اطلاعات مالی و حسابداری کسب و کار شما با سرویس ابری پارمیس 360، به دلیل بکاپ گیری های روزانه (کمتراز 24 ساعت) ار اطلاعات کاربران، امری تضمین شده است. بکاپ گیری های مداوم ازا طلاعات باعث می شود تا همیشه آن ها را در فضایی امن(پارمیس کلود) ذخیره داشته باشید. همچنین رعایت استانداردهای فنی برای سرویس تحت وب پارمیس امنیت راهکار ابری پارمیس 360 را برای کاربران آن تضمین کرده است.

منتشر شده در مقالات

پارمیس آی تی : اشتباهات مختلف در حسابداری ممکن است به دفعات و به دلایل متفاوتی اتفاق بیفتند. برخی از آن‌ها پرتکرارتر و رایج تر از بقیه هستند. اما از رخ دادن تمامی این خطاها در حسابداری می‌توان با یک برنامه ریزی صحیح و مناسب، جلوگیری کرد. زیرا همه ما می‌دانیم که هزینه‌ی جبران خطاها در حسابداری بسیار بیشتر از هزینه‌ی جلوگیری از رخ دادن آن است. همچنین پی بردن و اصلاح خطا و اشتباهات در حسابداری هرچه در زمان سریع‌تری صورت بگیرد، هزینه‌ی کمتری نسبت به اصلاح آن در آخر پروژه برای جبران خواهد داشت.

اگر کسب و کارتان برای شما حکم یک پروژه ی طولانی مدت را دارد، نیاز شما به بررسی بیشتر و منظم صورتحساب‌ها و اسناد حسابداری ، بیشتر و بیشتر از حالت‌های دیگر خواهد بود. با این کار نه تنها در زمان شما و کسب و کارتان صرفه جویی خواهد شد، بلکه درآخر پول بیشتر و دردسر کمتری هم خواهید داشت. همچنین از مزایای رقابتی این کار در بازار، مانند رضایت بیشتر مشتریان بهره مند خواهید شد. در این مطلب قصد داریم رایج ترین اشتباهات در حسابداری کسب و کارها، حتی کسب و کارهای کوچک را با هم مرور کنیم تا با شناخت و برطرف کردن آن‌ها، از دردسرهای احتمالی که ممکن است در آینده برای کسب و کار شما رخ دهد، جلوگیری کنید.

  1. عدم پیشروی در روش‌های اصولی حسابداری

حتی صاحبان کسب و کارهای کوچک، کارآفرینان، حسابداران پاره وقت و آزادکار لازم است از تمامی اصول روش‌های رسمی، مستند و دقیق برای مدیریت حسابداری خود پیروی کنند. یک راه مفید برای انجام این کار این است که با چک لیست‌ها و فرم‌های استانداردسازی شده کار کنید تا از دقت و یکپارچگی اطلاعات خود مطمئن شوید. برای انجام امور حسابداری خود به صورت اصولی، همواره می‌توانید از نرم افزار حسابداری مطابق با قوانین مالیاتی و اصناف استفاده کنید.

اشتباهات رایج در حسابداری

مطلب پیشنهادی : با علم حسابداری و اصول آن بیشتر آشنا شوید

  1. بدون بودجه بندی کار کردن

برای تحلیل کسب و کار خود، نیاز فوری به بودجه بندی دارید. زیرا بدون بودجه بندی، هیچ معیاری برای مقایسه و قضاوت در مورد عملکرد کسب و کار خود نخواهید داشت. بودجه بندی نه تنها به کاهش هزینه‌ها کمک بسیاری می‌کند، بلکه می‌تواند با ایجاد اهداف مالی واقع بینانه در بهبود عملکرد کسب و کار تاثیرگذار باشد. بودجه همیشه لازم است بر اساس واقعیت های کسب و کار بسته شود. با بودجه بندی کردن پیش از شروع حسابداری کسب و کار، اهداف مالی معقولی برای خود تعیین کرده‌اید و از این راه می‌توانید هزینه‌های عملیاتی خود را کاهش و به همان نسبت درآمد خود را افزایش دهید.

انواع اشتباهات در حسابداری

مطلب پیشنهادی : بودجه فروش به چه معناست؟

  1. خطا در هنگام ورود داده

یکی از پرتکرارترین اشتباهات، خطا در هنگام ورود اطلاعات به دفتر یا نرم افزار حسابداری است. در حالی که هرگز نمی‌توان به طور کامل از بروز این خطا جلوگیری کرد، تنظیم و وضع مقرراتی در مدیریت امور حسابداری شما می‌تواند به سرعت این خطا را شناسایی کرده و آن را برطرف کند. بدین ترتیب که در دوره‌های زمانی کوتاه مدت، بررسی‌های دوباره ای بر اطلاعات ثبت شده‌ی خود انجام دهید تا از درستی آن‌ها اطمینان حاصل کنید.

اشتباهات در حسابداری

مطلب پیشنهادی : اشتباهات رایج در حسابداری صورت‌های مالی

  1. عدم استفاده از پشتیبانگیری در نرم افزار حسابداری

پشتیبان‌گیری آن هم به طور منظم، باید از اولویت‌های کسب وکار شما باشد. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری قابلیت پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات را دارند و در تنظیمات خود به شما اجازه می‌دهند تا نوع پشتیبانگیری دلخواهتان را تنظیم کنید. ولی پشتیبانگیری خودکار به تنهایی کافی نیست. لازم است که فایل‌های پشتیبان خود را دوباره بررسی کند تا از صحت و سلامتشان مطمئن شوید.

  1. برون سپاری نکردن امور حسابداری کسب و کار

برون سپاری اموری مانند حسابداری ، بخلاف چیزی که اغلب فکر می‌کنند، می‌تواند یک مزیت باشد. به عنوان مثال یک حسابدار مالیاتی، از قوانین جدید در رابطه با مالیات آگاهی و تجربه‌ی بیشتری دارد. بنابرابن برنامه ریزی مالی و آمادگی بهتری برای حسابرسی کسب و کار شما را خواهد داشت و به شما کمک می‌کند تا بدهی‌های مالیاتی خود را کاهش دهید. درنتیجه در هزینه ها صرفه جویی شده و می‌توانید زمان بیشتری را به افزایش درآمد اختصاص دهید.

حسابداری چیست

  1. عدم طبقه بندی صحیح درآمد و هزینه‌ها

دسته بندی صحیح و منظم درآمدها و هزینه‌های شما، حتی در کسب و کارهای کوچک به صورت دائمی باید صورت بگیرد. صاحبان کسب و کارهایی که بر هزینه‌ها و درآمدهایشان تسلط دارند، هرگز چنین خطایی را مرتکب نمی‌شوند. آن‌ها در هر لحظه میزان بدهی و طلب خود را می‌دانند.

 

جمع بندی

امروزه برای کنترل حساب‌های مالی و کاهش خطا به دلیل گستردگی مبادلات، روش‌های سنتی مانند نوشتن دفاتر دیگر نمی‌تواند نیازهای یک کسب و کار را مرتفع کند. زمان بر بودن دسترسی به صورتحساب‌ها و خطاهای انسانی متعدد در حساب دفتری، می‌تواند از اصلی ترین عوامل ابداع نرم افزار حسابداری باشد. در حال حاضر با پیشرفت تکنولوژی، انواع کسب و کارها و اصناف مختلف ( فروشگاهی، شرکتی، رستوران، هتل، شخصی و... ) می‌توانند بسته به نیازشان از انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری متناسب با کسب و کار خود استفاده کنند.

با استفاده از نرم افزار حسابداری می‌توانید به ارائه موارد فنی تری بپردازید. گزارشگیری‌های هفتگی و ماهانه داشته باشید و برای آینده‌ی کسب و کار خود برنامه ریزی کنید. بسیاری از کسانی که صاحب کسب و کار، مهم ترین ملاکشان برای انتخاب نرم افزارهای حسابداری، کاربری آسان و همچنین امکان پشتیبان گیری خودکار در نرم افزار است. این موارد را می توان به عنوان با ارزش ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری دانست. این نوع از نرم افزارها باید به گونه ای باشد که بتواند با نیاز نوع کسب و کار تناسب ایجاد کند. برنامه نویسان همواره در تلاش هستند تا نرم افزاری ارائه کنند که بتواند بیشترین عملیات‌های مربوط به حسابداری را انجام دهد. این نرم افزارها در بسیاری از سازمان ها و اداره ها کارآمد می باشد. از زمانی که نرم افزار حسابداری وارد بازار شد کار بسیاری از حسابداران هم آسان‌تر و دقیق‌تر گردید.

منتشر شده در مقالات
خبرنامه
خبرنامه پارمیس
با عضویت در خبرنامه آخرین اخبار و اطلاعیه های پارمیس را در ایمیل خود دریافت نمایید.

افتخارات پارمیس

جوایز و افتخارات پارمیس