کاربرد اکسل در حسابداری
- آبان 7, 1401
فهرست مطالب
یکی از باسابقه‌ترین و پرکاربردترین نرم افزارهایی که در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد، نرم افزار اکسل است. نرم افزار اکسل یکی از نرم افزارهای موجود در بسته نرم افزاری آفیس است که توسط شرکت مایکروسافت گسترش یافته است. امروزه از نرم افزار اکسل برای انجام برخی از فعالیت‌های حسابداری استفاده می‌شود. در این مقاله از پارمیس به کاربرد اکسل در حسابداری می‌پردازیم.
ضرورت یادگیری اکسل در حسابداری
یادگیری اکسل یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که یک حسابدار باید داشته باشد. به طور کلی می‌توان تمام محاسبات حسابداری را با استفاده از نرم افزار اکسل انجام داد. هر چند که استفاده از اکسل و نیاز به ساخت تمامی فرمها برای کسب و کارهای بزرگ کمی زمانبر است. از همین رو، امروزه تمامی حسابداران حرفه‌ای و مدیران مالی باید در کنار تسلط به نرم افزارهای حسابداری، به نرم افزار اکسل هم تسلط داشته باشند.
بخش عمده‌ای از فعالیت‌های روزانه مالی با استفاده از نرم افزار اکسل انجام می‌شود. در نتیجه تمام افرادی که روزانه با اطلاعات مهمی سر و کار دارند باید اکسل را یاد بگیرند تا بدانند چگونه این اطلاعات را کنار هم پردازش کنند. اکسل به دلیل مزیت‌های بسیار زیادی که دارد دارای محبوبیت فراوان است. در ادامه چند مورد از مزیت‌های یادگیری اکسل در حسابداری را بیان می‌کنیم:
- تجزیه و تحلیل قوی دادهها
- کاربری آسان و قابل انعطاف
- وجود راهنما (Wizard) جهت انجام عملیات دشوار
- امنیت بالا
- سابقه زیاد و درک خواسته‌های کاربران
- مدیریت زمان
- عدم وجود خطاهای برنامه نویسی
مطالعه بیشتر: نرم افزار حسابداری فروشگاهی
کاربرد اکسل در حسابداری
از آن جایی که نرم افزار اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده است و دارای توابع مالی و محاسباتی بسیار زیادی است، انجام امور حسابداری و حسابرسی را تسهیل میکند. امروزه نرم افزار حسابداری بسیار زیادی تولید و گسترش یافته است؛ اما یادگیری اکسل بخش جدایی ناپذیر شغل حسابداری است. توجه کنید که حسابداری خود فرایندی است که به شناسایی، ثبت و تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی یک مجموعه می‌پردازد. در نتیجه تسلط و مهارت در نرم افزار اکسل باعث تسریع و بهبود تمام فرایندهای حسابداری می‌شود.
در نگاه اول محیط نرم افزار اکسل ممکن است ساده به نظر برسد؛ اما پس از مدتی کار کردن با آن به قدرتمند بودن و جامع بودن آن پی می‌برید. یکی از مهم‌ترین شرط‌های یک کسب و کار موفق وجود نظم و انضباط است. نرم افزار اکسل یکی از ابزاری است که به هر کسب و کاری در این راستا کمک شایانی میکند. موارد زیر چند نمونه از کاربرد اکسل در حسابداری است:
گروه بندی دادهها و نظم بخشیدن به آن‌ها
یکی از کاربردهای اکسل در حسابداری، گروهبندی دادهها است. پس از مدتی کار کردن با اکسل ممکن است تعداد سطرها و ستون‌هایی که دادهها را در خود جای داده‌اند زیاد شوند و کار کردن با آن‌ها مشکل شود. با گروهبندی کردن دادهها به راحتی می‌توانیم سطرها و ستون‌های مورد نظر را مشاهده کنیم.
تهیه نمودار از اطلاعات ثبت شده
رسم کردن نمودار یکی از کارآمدترین راهکارها برای تحلیل دادهها و اطلاعات است. نمودارها با یک نمایش گرافیکی و بصری در کسری از ثانیه اطلاعات زیادی را به مخاطب منتقل می‌کنند.
ساخت جداول مختلف مانند لیست حقوق و دستمزد
یکی از فایل‌هایی که در حسابداری بسیار کاربرد دارد و ساخت آن برای تمامی سازمان‌ها ضروری است، فایل اکسل حقوق و دستمزد است. برای این کار می‌توان از سه جدول دادهها، جدول محاسبه حقوق و دستمزد و جدول فیش حقوقی استفاده کرد. ساخت اکسل حقوق و دستمزد یکی دیگر از مهم‌ترین موارد کاربرد اکسل در حسابداری است که تسلط بر آن برای هر حسابدار ضروری است.
مطالعه بیشتر: نرم افزار حسابداری شرکتی
البته برای دقت، سرعت و راحتی بیشتر، می‌توان از نرم افزارهای تخصصی حقوق و دستمزد استفاده کرد. نرم افزار حقوق و دستمزد پارمیس استار، یکی از جامع‌ترین نرم افزارهای بازار است که در عمل پاسخگوی نیازهای هرگونه ای از کسب و کار در این زمینه باشد.
تهیه صورت مغایرت بانکی
از دیگر موارد کاربرد اکسل در حسابداری مغایرت گیری است که برای کارشناسان مالی و حسابداری بسیار مهم است. در خصوص این مورد لازم است به صورت پیشرفته به اکسل مسلط باشید. در این صورت عملیات کمی پیچیده می‌شود.
تهیه گزارش فروش و ارائه به مدیریت مجموعه
در هر شرکتی فارغ از در نظر گرفتن نوع کسب و کار، ارائه گزارش‌های فروش و مقایسه پیشرفت فروش طی دوره‌های مختلف بستر مناسبی را برای پیشرفت فراهم میکند. امکان ساخت این گزارشات و تبدیل داده ها به اطلاعات قابل فهم، به راحتی در اکسل فراهم است. حسابداران با ارائه این گزارشات، به اتخاذ تصمیمات آگاهانه و تاثیرگذار در این حوزه کمک فراوانی می‌کنند.
تهیه و تنظیم انواع گزارشات مالی مانند ترازنامه
حسابداران و مسئولین مالی شرکت‌ها از اهمیت تهیه صورت‌های مالی با خبر هستند. نرم افزارهای حسابداری فراوانی تا کنون ساخته شده است که اطلاعات مالی فراوانی را در اختیار حسابداران قرار می‌دهد. ولی در بسیاری از موارد، ممکن است حسابداران یا مسئولین مالی شرکت‌ها به گزارشاتی احتیاج داشته باشند که ساخت آن توسط نرم افزارهای حسابداری میسر نباشد.
باید بدانید: نرم افزار CRM
از دیگر گزینه‌های کاربرد اکسل در حسابداری این است که در این مواقع امکانات بسیاری را برای ساخت انواع گزارشات مالی و تحلیل آن در اختیارتان قرار می‌دهد که اگر به آن تسلط نداشته باشید ممکن است از مزایای آن بی نصیب بمانید.
توابع پرکاربرد اکسل در رشته حسابداری
یکی دیگر از گزینه‌های کاربرد اکسل در حسابداری وجود توابع غنی در نرم افزار اکسل است. از بین این توابع تعدادی از آن کاربرد بیشتری دارند که در ادامه چند مورد از آن‌ها را شرح می‌دهیم:
- SUM: این تابع مقادیر چند سلول را هم جمع میکند.
- SUMIF: این تابع جمع مقادیر را بر اساس یک شرط محاسبه میکند. این تابع متشکل از دو تابع SUM و IF است. شرط این تابع می‌تواند تاریخ، عدد و متن باشد.
- SLN: این تابع استهلاک دارایی را به روش خط مستقیم برای یک دوره محاسبه میکند.
- SYD: این تابع استهلاک را به صورت مجموع سنوات محاسبه میکند.
- DB: این تابع در اکسل میزان استهلاک را به روش مانده نزولی محاسبه میکند.
- PMT: این تابع مبلغ قسط را بر اساس نرخ بهره، تعداد اقساط و مبلغ وام محاسبه میکند.
- PPMT: این تابع اصل مبلغ هر قسط را محاسبه میکند.
- IPMT: تابع IMPT سود هر قسط وام را، با فرض این که نرخ بهره و کل مبلغ قابل پرداخت در همه دوره‌ها ثابت باشد، محاسبه میکند.
- NPV: تابع NPV ارزش فعلی خالص جریان‌های نقدی یک پروژه که قرار است در آینده رخ دهد را با استفاده از یک نرخ تنزیل محاسبه میکند.
- XNPV: تابع XNPV ارزش فعلی خالص یک جریان‌های نقدی را با فواصل نامساوی محاسبه میکند.
- VLOOKUP: این تابع یکی از پرکاربردترین توابع در اکسل است که برای جست و جو بین داده‌هایی استفاده می‌شود که به صورت عمودی ساخته شده‌اند.
- HLOOKUP: این تابع هم از دیگر توابع جست و جو در اکسل است که برای جست و جو بین داده‌هایی استفاده می‌شود که به صورت افقی ساخته شده‌اند.
بیشتر بدانید: نرم افزار انبارداری
اهمیت اکسل در حسابداری و تاثیر آن در پیشرفت شغلی
اگر به حسابداری علاقه‌مند هستید و به عنوان یک مسیر شغلی پر درآمد و جذاب به آن نگاه می‌کنید، تسلط به نرم افزار اکسل یکی از ضرورت‌های پیشرفت شغلی شما در این مسیر است. در واقع واحد مالی یک شرکت به نوعی ستون اصلی شرکت را تشکیل می‌دهد. به همین خاطر ممکن است یک شرکت یا یک واحد تجاری هنگام استخدام یک حسابدار یا مدیر مالی کمی سختگیرانه‌تر عمل کند. امروزه یکی از نکات در مصاحبه شغلی، میزان تسلط فرد مصاحبه شونده به نرم افزار اکسل است.
یکی دیگر از دلایل تا این اندازه مهم بودن اکسل در صنعت حسابداری، تحلیل‌های سنگینی است که با استفاده از نرم افزار اکسل انجام می‌شود. در واقع یکی از موارد کاربرد اکسل امکان وارد کردن حجم عظیمی از دادهها و تفسیر نتایج آن است. ضمن اینکه می‌توانید هر زمان که احتیاج بود اطلاعات مورد نظر را تغییر دهید.
حتما مطالعه کنید: پایانه فروشگاهی
سوالات متداول
- پرکاربردترین توابع اکسل در رشته حسابداری چه توابعی هستند؟
از پرکاربردترین توابع اکسل می توان به SUM، SLN و PMT اشاره داشت. - اکسل در حسابداری چه کاربردهایی دارد؟
از کاربردهای اکسل در حسابداری می توان به گروهبندی دادهها، تهیه صورت مغایرت بانکی، ساخت جداول مختلف مانند لیست حقوق و دستمزد و… اشاره داشت. - یادگیری اکسل برای حسابداران چه ضرورت هایی دارد؟
از مزیت های یادگیری اکسل برای حسابداران می توان به تجزیه و تحلیل قوی دادهها، کاربری آسان و قابل انعطاف و عدم وجود خطاهای برنامه نویسی اشاره کرد.
