تنخواه چیست؟
- اردیبهشت 28, 1395
نرم افزار حسابداری » تنخواه چیست؟
فهرست مطالب
موسسات و شرکت های بزرگ و کوچک همواره با هزینه های متغیر و مختلفی مواجه هستند که امکان پیش بینی این هزینه ها وجود ندارد؛ از طرفی به دلیل ناچیز بودن این مبالغ امکان پرداخت به صورت چک وجود ندارد و یا از نظر زمانی طی مسیر اداری لازم جهت پرداخت توسط بخش حسابداری امکان پذیر نیست. در این مقاله قصد داریم شما را با مفهوم تنخواه در حسابداری آشنا کنیم و بگوییم تنخواه چیست؟
به عنوان مثال فرض کنید شرکت برخی از تجهیزات مورد نیاز خود را خریداری کرده است، مسلما هزینه حمل این وسایل به محل شرکت جدا از هزینه خرید آنها است و اغلب این مبلغ به صورت نقدی باید به راننده یا شرکت حمل و نقل پرداخت شود. گاهی ممکن است کارپرداز شرکت برای انجام وظایف خود در یک روز مجبور به پرداخت چندین بار کرایه تاکسی شود و یا هزینه هایی را برای انجام کارهای اداری مربوط به شرکت بپردازد.
این چنین هزینه هایی به صورت جداگانه مبالغی بسیار کم و جزیی هستند، ولی اگر تمام آنها در انتهای ماه و یا سال محاسبه شوند، مقدار قابل توجهی را به خود اختصاص می دهند. تنخواه چیست؟ در حسابداری راه حلی که برای کنترل این دست از هزینه های شرکت ها و موسسات در نظر گرفته شده است، مفهوم تنخواه در حسابداری است.
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
برای درک مفهوم تنخواه چیست؟ باید گفت تنخواه گردان حسابداری یا Imprest Funds وجه نقدی است که هیئت مدیره با توجه به هزینه ها و شرایط شرکت برای تسهیل در انجام امور روزمره شرکت و پرداخت هزینه های جزئی مربوط به این امور در نظر می گیرد. اغلب مقدار تنخواه برای یک بازه زمانی مشخص، تعیین شده و در اختیار یکی از افراد شرکت قرار می گیرد. این فرد می تواند کارپرداز، مامور خرید و یا فرد دیگری باشد که در این شرایط تنخواه دار نامیده می شود.
با توجه به شرایط گفته شده درباره تنخواه چیست؟ لازم است تنخواه دار فردی امین و مورد اعتماد شرکت باشد و در قبال پرداخت تنخواه به شرکت تضمین دهد. گفتنی است تنخواه دار موظف است کوچکترین هزینه های پرداخت شده را ثبت و در انتهای زمان مقرر شده لیست هزینه ها را به همراه سندهای رسمی آنها به حسابداری تحویل دهد. تا اینجا با تنخواه دار و مفهوم تنخواه در حسابداری آشنا شدید.
هدف از تعریف تنخواه حسابداری چیست؟
در تمامی مطالب مربوط به حسابداری و مالی سه هدف کلی برای تعریف تنخواه چیست؟ در نظر گرفته شده است که عبارتند از:
ایجاد سهولت و تسریع در امر پرداخت
همان طور که در بالا گفتیم هدف اصلی از تعریف تنخواه در حسابداری، سهولت در انجام کارهای روزمره شرکت و سرعت بخشیدن به پرداخت های جزیی و ضروری که امکان پرداخت از طریق بانک و یا حسابداری وجود ندارد.
کاهش حجم عملیات پرداختهای نقد و بانک
یکی دیگر از اهداف تعریف تنخواه گردان حسابداری که باید در مقاله تنخواه چیست؟ به آن اشاره کنیم کاهش حجم عملیات های پرداختی شرکت است. زیرا با توجه به تعریف فعالیت هایی که تنخواه برای آن در نظر گرفته شده است، حجم بالایی از این فعالیت ها در ماه وجود دارند که منجر به افزایش عملیات حسابداری شرکت می شوند.
افزایش کنترل وجوه نقد
در این بخش از مقاله تنخواه چیست؟ باید بگوییم محاسبه تمام هزینه هایی که برای امور روزانه شرکت پرداخت می شوند، مبلغ بالایی را به خود اختصاص می دهد که با تعریف تنخواه گردان حسابداری نظارت و کنترل دقیق تر این هزینه ها ممکن می شود. با تمامی اهداف تعریف تنخواه در حسابداری آشنا شدید.
پیشنهاد مطالعه : صورت سود و زیان
وظایف تنخواه دار چیست؟
تمامی کسب و کارها برای اداره امور خود نیازمند صرف هزینههایی هستند که باید بتوان آنها را مدیریت کرد. تنها راه مدیریت هزینههای یک کسب و کار با تعریف تنخواه، این مشکل حل شدنی است. با تعریف تنخواه در بسیاری از هزینههای غیر ضروری صرفه جویی میشود. در این قسمت به بررسی وظایف تنخواه داران میپردازیم. برخی از وظایف تنخواه داران عبارتند از:
- اخذ اعتبار برای انجام هزینه مورد نظر شرکت.
- انجام هزینه پس از صدور دستور از سوی شخص خاص و حواله.
- اخذ مستندات انجام هزینه مانند؛ فاکتور خرید، قبض انبار و غیره.
- دریافت رسید تحویل کالا از واحد درخواست کننده.
- الزام پرداخت هزینه ها صرفا به وسیله چک
- تهیه و تنظیم سند هزینه، تخصیص و تعیین هزینه مربوطه.
- تحویل هفتگی اسناد هزینه به امور مالی شرکت.
- پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه.
- ثبت تنخواه دریافتی، اسناد و هزینه ها در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب عملیات دریافت و پرداخت.
- واریز مبلغ تنخواه استفاده نشده در پایان سال مالی به حساب تعیین شده از سوی امور مالی.
- تنظیم و ثبت تسویه تنخواه گردان با امور مالی.
- خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه
- عدم پرداخت وجوه غیرمرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه گردان (وام، مساعده، علی الحساب)
تهیه صورت مغایرت بانکی برای حساب تنخواه گردان در پایان هر ماه، پیگیری و رفع اقلام باز احتمالی و ارسال یک نسخه از صورت مغایرت در پایان هر ماه به امور مالی.
در رسید تنخواه گردان باید چه مورادی ذکر شود؟
رسید تنخواه، رسیدی تلقی میشود که توسط تنخواه دار به حسابداری داه میشود. این رسید نشان میدهد که چه مبلغی و برای چه چیزی هزینه شده است. در رسید تنخواه گردان باید مبلغ پرداخت شده به عدد و حروف، نام شخص، سازمان، یا فروشگاهی که مبلغ به آن پرداخت شده است ذکر شود، موضوع پرداخت به طور دقیق ذکر شود بهعنوان مثال: مبلغ فلان از فروشگاه فلان برای خرید شیرینی و میوه برای مهمانها پرداخت گردید و در انتها شخص دریافت کننده پول باید مهر و امضا کند و جایی هم برای امضا مسئول و مقام بالاتر آن وجود داشته باشد.
رسید تنخواه بهعنوان یک رسید رسمی دارای شماره سریال، شناسه، کدملی، شناسه خریدار و تاریخ فاکتور باشد. رسید تنخواه بههیچ عنوان نباید داراری خط خوردگی باشد. در مواردی که رسید تنخواه شرایط ذکر شده را نداشته باشد؛ یعنی رسید مخدوش شده یا پاره باشد، فاقد اعتبار رسمی است و قالیت بایگانی شدن در شرکت را ندارد. برگ پرداخت تنخواه گردان، فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان، فهرست صورت هزینههای تنخواه گردان از اسناد مربوطه تنخواه هستند. مسول تنخواه گردان موظف است کلیه اسناد و مدارک مرتبط با تنخواه را در فرم مشخصی ذکر نموده و به واحد حسابداری تحویل دهد.
نحوه رسیدگی به اسناد تنخواه گردان در حسابداری به چه صورت است؟
در این بخش از مقاله تنخواه چیست؟ باید بگوییم رسیدگی کردن به اسناد تنخواه گردان به دو شکل امکانپذیر است: یکی قبل از پرداخت و دیگر بعد از پرداخت انجام میشود. در روش اول که قبل از پرداخت است؛ در ابتدا یک مبلغ مشخص به حساب تنخواه واریز شده و بعد از آن خریدهای خریدهای مورد نیاز انجام شده فاکتور آنها به بخش حسابداری ارسال میگردد. بعد از آن حسابدار شرکت، مبلغ خرج شده را از حساب تنخواه کم میکند.
در روش دوم که بهعنوان روش بعد از پرداخت شناخته شده است. در آغاز تنخواه دار با استفاده از حساب شخصی خود هزینهها و خریدهای مربوط به شرکت را انجام میدهد، سپس اسناد و مدارک خریدها را به بخش حسابداری ارسال میکند و حسابداری پس از بررسی اسناد و مدارک، هزینهها را در سیستم ثبت کرده و آن را پرداخت می کند.
هر نوع پرداختی که از حساب تنخواه انجام شود، اعم از پول آب و گاز و تلفن و مواردی مانند هزینههای مرتبط با پرداختی حقوق کارکنان شرکت یا هزینههایی که صرف خرید وسایل برای شرکت است یا صرف هزینه قرارداد با سایر شرکتها است، جزء هزینههای حساب تنخواه است. برای صرف هر کدام از این هزینهها باید رسید معتبری ارائه شود. این رسید از آنجا اهمیت دارد که از هزینههای بیهوده جلوگیری شود و فقط هزینههایی انجام شود که در لیست قرارداد تنخواه گردان قرار دارند.
انواع تنخواه گردان حسابداری
با بررسی منابع مختلف در زمینه انواع تنخواه چیست؟ متوجه می شوید که تقسیم بندی های مختلفی وجود دارد. برخی تنخواه گردان را به صورت متغیر و ثابت و برخی دیگر به صورت کوتاه مدت و بلند مدت آن را تقسیم کرده اند.
- تنخواه گردان دائم
این نوع تنخواه به منظور پرداخت هزینه های جزئی شرکت برای یک دوره مالی به تنخواه گردان پرداخت می شود. در این نوع در ابتدای دوره مالی مبلغی برای تنخواه در نظر گرفته شده که در پایان دوره مالی، بعد از پرداخت هزینه ها و ارائه صورتحساب های آن به حسابداری تسویه می شود.
- تنخواه گردان موقت
این نوع از تنخواه برای خریدهای مشخصی در نظر گرفته می شود که مبلغ آنها به حدی بزرگ است که قابل پرداخت از سمت تنخواه دائم نیست و علاوه برآن، مبلغ مشخص و دقیق خرید و نوع محصول مد نظر تعیین نشده است و امکان پرداخت از سمت حسابداری وجود ندارد.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق
تا به اینجا بیان کردیم تنخواه چیست؟ و از هدف آن آشنا شدیم. شاید برای شما این سوال پیش بیاید که تنخواه با حساب صندوق که در حسابداری بسیار پرکاربرد است، چه تفاوتی دارد. بهتر است برای تشخیص تفاوت بین تنخواه و صندوق، ابتدا با تعریف حساب صندوق آشنا شویم:
حساب صندوق همان وجه نقدی است که در شرکت به منظور انجام پرداخت ها و دریافت های روزانه استفاده می شود.
اما تفاوت ها
- تنخواه در اختیار تنخواه دار که مستقیما با فرآیند خرید و انجام امور شرکت در ارتباط است، قرار می گیرد؛ درحالیکه صندوق در اختیار مسئول خرید قرار نمی گیرد.
- تنخواه برای بازه زمانی مشخصی در نظر گرفته می شود و مبلغ آن با توجه هزینه های شرکت تا یک سقف مشخصی تعیین می شود اما صندوق این محدودیت را ندارد.
- مبلغ تنخواه که در اختیار تنخواه دار قرار می گیرد، به عنوان طلب شرکت از تنخواه دار در نظر گرفته شده و در صورتی که در پایان سال یا دوره مالی مبلغی از آن باقی مانده باشد، باید به حساب شرکت واریز شود. ولی صندوق دارایی شرکت به حساب می آید.
- بنا به تعریف تنخواه را برای هزینه های جزیی و مستمر شرکت در نظر می گیرند، درحالیکه صندوق برای شرکت هایی مناسب است که عملیات جاری آنها با دریافت و پرداخت وجه نقد در تعداد بالایی همراه است.
ثبت تنخواه در نرم افزار حسابداری پارمیس پرو
امروزه نرم افزارهای حسابداری مختلفی وجود دارند که شرکت ها بسته به نیاز و شرایط خود مناسب ترین نرم افزار حسابداری را انتخاب کرده و امور حسابداری خود را به کمک ان انجام می دهند. با توجه به ضرورت وجود تنخواه در تمام شرکت های کوچک و بزرگ و لزوم مدیریت هزینه های مربوط به آن، بخش تنخواه در تمام نرم افزارهای حسابداری وجود دارد.
نرم افزار حسابداری پارمیس پرو نیز تنخواه حسابداری را در قسمت بانک و چک خود در نظر گرفته است. در این بخش از مقاله تنخواه چیست؟ باید بگوییم برای ثبت تنخواه در نرم افزار حسابداری پارمیس پرو، از قسمت بانک و چک، بخش اطلاعات پایه گزینه “صندوق ها” را انتخاب و هزینه های مربوط را ثبت نمایید.
ساده بودن محیط کاربری نرم افزار حسابداری پارمیس پرو به کاربران خود این امکان را می دهد که به راحتی هزینه های شرکت را مدیریت کرده و امور مربوط به حسابداری را با دقتی بیشتر انجام دهند.
سوالات متداول درباره تنخواه چیست؟
- تنخواه گردان در حسابداری چیست؟
تنخواه گردان حسابداری وجه نقدی است که هیئت مدیره با در نظر گرفتن هزینهها و شرایط شرکت جهت پرداخت هزینههای جزئی مربوط به این امور در نظر میگیرند. معمولا مبلغ تنخواه برای یک بازه زمانی مشخص و تعیین میشود و در اختیار یکی از کارمندان شرکت قرار میگیرد. - نحوه بررسی حساب تنخواه گردان در پایان سال مالی چگونه است؟
حساب تنخواه باید در پایان سال به حساب سال بعد منتقل شده یا مبلغ باقیمانده در حساب به صندوق و حساب بانکی شرکت واریز گردد، حساب صفر گردیده و کاملا بسته شود. در غیر این صورت ممکن است در حساب های سال بعد و حساب بانک و صندوق شرکت مغایرت ایجاد گردد. - تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟
از مهمترین تفاوتهای تنخواه گردان با صندوق میتوان به موارد مقابل اشاره کرد: تنخواه در اختیار تنخواه دار که مستقیما با فرآیند خرید و انجام امور شرکت در ارتباط است، قرار می گیرد؛ درحالیکه صندوق در اختیار مسئول خرید قرار نمی گیرد. تنخواه برای بازه زمانی مشخصی در نظر گرفته می شود و مبلغ آن با توجه هزینه های شرکت تا یک سقف مشخصی تعیین می شود اما صندوق این محدودیت را ندارد. برای آشنایی با بقیه موارد میتوانید به مقاله مراجعه نمایید.
سپاس از شما ،،، بسیار عالیییییی بود ،،،