مدیریت منوی باز رستوران با نرم افزار حسابداری پارمیس

امروزه رستوران‌های بزرگ و معروف بسیاری وجود دارد. از رستوران هانی گرفته تا رستوران رفتاری و نایب، همه داستان مخصوص به خود را برای آغاز به کار و موفق شدن دارند. جلب رضایت مشتری در زمینه تهیه غذا کاری سخت و پرفشار است، زیرا مشتریان این صنف افرادی اغلب خسته و گرسنه هستند که انتظار در صف‌های گاه طولانی را برای ثبت سفارش و دریافت غذا تحمل کرده‌اند. حال اگر به دلیل شلوغی رستوران و یا خطای انسانی، سفارش‌ها به هنگام تحویل جا‌به‌جا و یا کم و زیاد شوند؛ در کنار از دست دادن مشتریان، خسارت‌های مالی نیز بر رستوران تحمیل می‌شود. بنابراین مدیریت امور مشتریان، انبارداری مواد غذایی مورد نیاز و همچنین حسابداری فاکتورهای فروش از مهم‌ترین شاخص‌های موفقیت در کار رستوران‌ و تهیه غذا است. در ادامه فاکتورهای مهم بهترین نرم افزار حسابداری رستوران را به عنوان ابزاری برای مدیریت امور مالی و حسابداری رستوران، بررسی می‌کنیم.

چرا برای مدیریت رستوران به نرم افزار حسابداری نیاز است؟

یکی از رستوران‌های معروف و قدیمی، رستوران هانی است که خانم طریقت موسس آن است. اولین زن صاحب رستوران که توانست با مدیریت درست امور مالی و خدماتی مرتبط به تهیه غذا، رستورانی معروف با ارائه روزانه 60 منو سرد و گرم را اداره کند. از آنجایی که حساب و کتاب دقیق امور مالی و مدیریت بودجه از عوامل تاثیرگذار در موفقیت کسب‌و‌کارهای مختلف است، می‌توان مدیریت درست و دقیق این بانو در تمام مسائل مربوط به مدیریت رستوران را پیش‌بینی نمود. اجازه دهید برای روشن شدن نیاز یک رستوران به نرم افزار حسابداری به بخش‌های مختلف آن سر بزنیم.

در ساعت‌های مشخصی از روز، رستوران‌ها و فست‌فودها با حجم بالایی از سفارش غذا مواجه می‌شوند. این صف در روزهای تعطیل شلوغ‌تر و طویل‌تر خواهد بود. به گونه‌ای که یک مشتری مدت زیادی را در صف انتظار برای انتخاب و سفارش غذا و زمانی دیگر را برای آماده شدن غذا و تحویل خدمات در انتظار بماند. برای اینکه سفارش‌های هر مشتری مشخص باشد و آشپزخانه بتواند به ترتیب شماره فاکتور، سفارش‌ها را آماده کند باید سیستمی یکپارچه بین آشپزخانه و پذیرش وجود داشته باشد تا به محض ثبت سفارش مشتری، نوع غذا و تعداد آن برای آشپزخانه ارسال شود. گاهی ممکن است یک میز تغییری در نوع و یا تعداد سفارش خود ایجاد کند که برای حساب و کتاب دقیق‌تر، بهتر است فاکتور مشتری تا زمان پرداخت مبلغ باز بماند؛ در اینصورت امکان اعمال هر گونه تغییری توسط بخش پذیرش وجود خواهد داشت.

مطالعه بیشتر: نرم افزار حقوق و دستمزد

در کنار این رستوران‌ها، ارسال غذا برای مشتریان را نیز به عنوان خدمات خود در نظر می‌گیرند. در این شرایط نیاز است شماره و آدرس مشتریان در سیستم رستوران ثبت شده و زمانی که با شماره ثبت شده با رستوران تماس می‌گیرند، مشخصات آنها به کاربر سیستم نمایش داده شود تا بتواند با نام آنها سفارش را ثبت کند.

مواد اولیه و انبار از مهم‌ترین بخش‌های یک رستوران به شمار می‌رود، به ویژه برای تهیه غذا و کیترینگ‌ها که خریدهای مواد اولیه به صورت عمده انجام می‌شود. بنابراین به دلیل بالا بودن مبلغ و حجم خریدها باید مدیریت موجودی و بودجه به درستی انجام شود. محاسبه سود و زیان برای این نوع آشپزخانه‌ها اهمیت بسیار دارد و  یک اشتباه کوچک می‌تواند مبلغ قابل توجهی را به هزینه‌ها اضافه کند. از آنجا که این صنف نمی‌تواند در طول دوره مالی، میزان مواد غذایی موجود در انبار را وزن و موجودی دقیق را تعیین کند لازم است انبارگردانی را برای هر دوره مالی با نرم افزار انبار انجام دهد تا میزان موجودی انبار با هدف تعیین نقطه سفارش مجدد ارزیابی شود. البته برای پیش‌بینی میزان مواد‌غذایی مورد نیاز باید مدیریت به گزارش‌هایی همچون تعداد سفارش‌ها در یک بازه زمانی و غذاهای پرطرفدار منو رستوران دسترسی داشته‌باشد.

نرم افزارهای حسابداری مختلفی در بازار وجود دارند که برخی با ارائه امکانات مختلف، به عنوان نرم افزار تخصصی یک صنف شناخته می‌شوند. اما هرگز نمی‌توان به طور کلی یک نرم افزار را به عنوان بهترین انتخاب برای یک صنف معرفی کرد. زیرا بهترین نرم افزار همواره بر اساس نیازهای کسب‌و‌کار و بودجه‌ای که می‌تواند برای خرید نرم افزار اختصاص دهد، مشخص می‌شود. در ادامه این مطلب امکانات مختلفی که نرم افزار حسابداری پارمیس به صنف رستوران و آشپزخانه ارائه می‌دهد را لیست می‌کنیم.

راهکارهای نرم افزار حسابداری پارمیس برای رستوران و تهیه غذا

از بهترین و کامل‌ترین ابزارهایی که می‌توان برای مدیریت امور رستوران در نظر گرفت، نرم افزار حسابداری است. زیرا این نوع نرم افزارها بیشترین نیازهای این صنف را در نظر گرفته و راهکاری مناسب برای پاسخگویی به این نیازها ارائه می‌دهند. نرم افزار حسابداری پارمیس نیز با شناخت دقیقی که از نیازهای صنف رستوران و کیترینگ دارد، می‌تواند با امکانات خود به مدیریت بهتر و دقیق‌تر امور مالی آنها کمک کند.

مهم‌ترین نیاز رستوران ثبت فاکتور مشتری و مشخص کردن آن سفارش برحسب شماره است. حتی برخی رستورانها ترجیح می‌دهند، برای ارائه خدمات بهتر سفارش مشتری را سر میز ثبت کنند که در نرم افزار حسابداری پارمیس این امکان نیز در نظر گرفته شده‌است. برای رستوران یا کیترینگ محاسبه قیمت هر پرس غذا، بر اساس نوع غذا و میزان مواد اولیه مصرفی انجام می‌شود که در نرم افزار حسابداری پارمیس با استفاده از بخش تولید و تعیین فرمول ساخت برای هر نوع غذا می‌توان قیمت تمام شده هر پرس را محاسبه کرد.

در این نرم افزار می‌توان مشخصات مشتری مانند نام و آدرس و شماره تلفن را برای اختصاص شماره اشتراک ثبت کرد که اگر با شماره ثبت شده با رستوران تماس گرفته شود، مشخصات ثبت شده مشترک را به کاربر نرم افزار نمایش می‌دهد و از این طریق سریعتر می‌توان سفارش را ثبت کرد. در کنار ثبت هر فاکتور، می‌توان مبلغ آن را به صورت نقدی و یا از طریق دستگاه کارتخوان متصل به نرم افزار پرداخت نمود. از امکانات مهم نرم افزار حسابداری پارمیس این است که می‌توان شیفت‌های کاری از ساعت آغاز تا پایان تعریف کرد و در پایان شیفت کاری، گزارش‌های مختلفی از عملکرد صندوق مانند میزان مبلغ فروش در یک شیفت کاری و یا تعداد سفارش‌های ثبت شده را دریافت کرد. البته برای دسترسی به چنین گزارش‌هایی نیازی نیست شیفت کاری بسته شود بلکه شما در هر لحظه از روز به راحتی می‌توانید به چنین گزارش‌های مهم و کاربردی دسترسی داشته‌باشید.

مطالعه کنید: نرم افزار حسابداری فروشگاهی

در بخش ثبت فاکتور نرم افزار حسابداری پارمیس، می‌توان چند فاکتور را به طور همزمان ثبت کرد و نیازی نیست یک مشتری سفارش خود را به طور کامل ثبت کند تا بتوان برای مشتری بعدی فاکتور تعریف کرد. این امکان که در نرم افزار پارمیس با عنوان تعریف صف مطرح می‌شود، ثبت چند فاکتور به صورت همزمان را برای کاربران فراهم می‌آورد.

انبارگردانی و مدیریت موجودی انبار از بخش‌های مهم رستوران‌ها و آشپزخانه‌های بزرگ است که مواد اولیه مورد نیاز را در آن نگهداری می‌کنند. از آنجا که موجودی انبار در محاسبات سود و زیان یک کسب‌و‌کار اثر دارد، رستوران‌های بزرگ باید به انبارگردانی و حسابداری انبار خود اهمیت دهند که تمام اصول حسابداری مرتبط به انبارگردانی در بخش انبار نرم افزار پارمیس رعایت شده‌است.

برخی آشپزخانه‌ها از طریق قرارداد بستن با سازمان‌ها و یا شرکت‌ها تامین غذای آنها را برعهده می‌گیرند. در این صورت، تعریف اشخاص به عنوان مشتری و یا تامین کننده برای اطلاع از مانده حساب و یا صورت وضعیت آنها ضروری است.

از معیارهای مهمی که باید به هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری در نظر گرفت، انواع گزارش‌هایی است که به کاربران و به ویژه به مدیریت ارائه می‌دهد. در نرم افزار حسابداری با توجه به اطلاعات مالی ثبت شده، انواع گزارش‌های مالی مهم مانند اظهارنامه مالیاتی، صورت سود و زیان، گزارش‌های بانکی، میزان فروش هر غذا در پایان روز و یا ماه و بسیاری دیگر ارائه می‌شود. این گزارش‌ها در کنار ارائه به سازمان‌های مربوطه مانند سازمان امور مالیاتی برای تصمیم‌گیری آگاهانه جهت شناسایی نیاز مشتریان و ارائه خدمات بهتر با هدف افزایش سود بسیار کارآمد خواهند بود.

در بخش بانک و چک نیز می‌توان با ثبت اطلاعات چک‌های دریافتی یا پرداختی، نرم افزار زمان سررسید هر چک را یادآوری کرده و با ثبت آنها در سیستم پیگیری و ردیابی امور مالی آشپزخانه بر اساس اصول حسابداری انجام می‌شود.

امروزه بسیاری از رستوران‌های معروف به صورت زنجیره‌ای فعالیت می‌کنند که این خود نیازهای حسابداری ویژه‌ای را برای مدیریت به وجود می‌آورد. برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای لازم است اطلاعات انبار، مالی و حسابداری و میزان فروش به صورت یکپارچه در دسترس مدیر قرار بگیرد که نرم افزار حسابداری پارمیس در محصول یکپارچه خود به نام پارمیس استار، تمام بخش های ضروری مانند انبار، حسابداری، تولید و اطلاع رسانی را برای کاربران در نظر گرفته‌است. علاوه‌بر این، رستوران‌های بزرگ همواره به دنبال ارائه خدمات جدید به مشتریان خود هستند؛ در نرم افزار حسابداری پارمیس برای ثبت آنلاین سفارش غذا توسط خود مشتریان امکان اتصال نرم افزار به سایت رستوران و ارائه برخی از خدمات به صورت آنلاین برای رستوران‌ها و آشپزخانه‌ها وجود دارد. از آنجا که نرم افزار به سایت متصل می‌شود، اطلاعات مربوط به سفارش اینترنتی به طور کامل در نرم افزار ثبت می‌شود. حسابداری پارمیس قادر به طراحی اپلیکیشن اختصاصی برای هر کسب‌و‌کار است که از این طریق می‌توان نوع خدمات به مشتریان را بهینه‌تر کرد.

باید بدانید: پایانه فروشگاهی چیست؟

صرف نظر از صنف و نوع کسب‌و‌کار، مشتری وفادار مهم‌ترین عامل موفقیت و سودآوری کسب‌وکار است که برای رسیدن به مشتری وفادار باید رابطه کسب‌و‌کار با مشتری پس از خرید نیز ادامه داشته‌باشد. در نرم افزار یکپارچه پارمیس استار، زیرسیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای پیگیری رفتارهای مشتریان و ثبت تاریخچه فعالیت آنها در نظر گرفته شده‌است. علاوه براین، در تمام محصولات حسابداری پارمیس امکان اتصال به ماژول پیامکی برای ارسال انواع پیامک‌های اطلاع رسانی و یا تبریک به اشخاص وجود دارد.

در یک دسته‌بندی کلی می‌توان نرم افزارها را به دو دسته ویندوزی و ابری تقسیم کرد. نرم افزارهای ابری بسیاری از محدودیت‌های زمانی و مکانی را برای دسترسی به اطلاعات از میان برده‌اند و به همین دلیل مورد استقبال بسیاری از اصناف قرار گرفته‌اند. رستوران‌ها و کافی‌شاپ‌ها نیز به دلیل امکان ثبت سفارش سر میز و بررسی اطلاعات فروش و سفارش‌ها به دسترسی بدون محدودیت نیاز دارند که نرم افزارهای حسابداری آنلاین از گزینه‌های مناسب برای این صنف به‌شمار می‌رود. حسابداری پارمیس در محصول خود به نام پارمیس 360 به این نیاز رستوران‌ها توجه کرده و امکان ثبت و پرداخت فاکتور سر میز مشتری و دسترسی به اطلاعات فروش به صورت اینترنتی را برای کاربران خود فراهم آورده است.

البته در کنار تمام موارد گفته شده، باید به سخت افزار مورد نیاز نیز توجه نمایید. از آنجا که نرم افزار حسابداری به سخت افزار با ویژگی‌های مشخص نیاز دارد، باید به هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری رستوران و آشپزخانه، بودجه لازم برای تهیه سخت افزار را نیز مد نظر قرار داد.