فناوری OCR در حسابداری
- اردیبهشت 24, 1402
نرم افزار حسابداری » فناوری OCR در حسابداری
فهرست مطالب
اسناد مالی و حسابداری نقش مهمی در فرآیندهای تجاری دارند. اسناد مالی و حسابداری مختلفی مانند صورتحساب، رسید یا سفارشهای خرید وجود دارند که به عنوان بخشی از گردش کار روزانه بیشتر کسبوکارها می باشد. هرچه کسب و کار وسیع تر باشد، رسیدگی به مدیریت و پردازش چنین اسنادی بیشتر میشود. بیشتر سازمانها و شرکت ها حسابدارانی متخصص برای بررسی اسناد مالی، وارد کردن و تأیید دادهها در نرم افزار حسابداری دارند که در نهایت برای پشتیبانی اسناد و پردازش معاملات میباشند.
فناوری OCR در حسابداری، برای مثال، یک شرکت ممکن است فاکتوری را قبل از تایید در مقابل سفارش خرید (PO) قرار دهد. این امر مستلزم فرآیندی است که هر خط در فاکتور را با ورودی مربوطه در PO مطابقت داده شود. به عبارت دیگر نوعی فرآیند سر به سر AP به شمار میآید. چنین کارهای دقیق و قانونی نیازمند توجه و بررسی دقیق میباشد که اغلب به صورت دستی انجام میشدند، زیرا اسناد مختلف حسابداری و مالی همیشه قابل خواندن با ماشین نیستند.
این اسناد که اغلب به صورت اسکن، پیدیاف یا کاغذ به اشتراک گذاشته میشوند، نیازمند کار دستی قابل توجهی برای ورود به سیستم دیجیتالی بودند و به صورت دستی توسط پرسنل مالی و حسابداری انجام میشد که البته خالی از اشتباهات و خطا نبود. علاوه بر این وقت و انرژی کارمندان هم گرفته میشد. بنابراین اینجاست که OCR یا تشخیص نوری کاراکترها برای کمک به شرکتها ارائه میشود.
مطالعه بیشتر: نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار انبار و نرم افزار CRM
تکنولوژی OCR چیست؟
یکی از تکنولوژیهای مرتبط با هوش مصنوعی که اخیرا به طور زیادی مورد استفاده قرار میگیرد. فناوری OCR یا نویسه خوان نوری نوعی تکنولوژی است که به طور کل در نرم افزارهای OCR اجرا و به کار گرفته میشود. این نرم افزار امکان تغییر خودکار متون تصاویر و اسناد را به متون قابل جستجو و ویرایش توسط کامپیوتر را فراهم میکند. این توانایی هم برای کاربران عادی و هم برای کسانی که کسب و کار دارند، فایدههای زیادی دارد. مثلا کاربران میتوانند به جای تایپ متون چاپ شده و همچنین برای ترجمه خودکار متنهای چاپی از این فناوری استفاده کنند. کسبوکارها و شرکت ها نیز میتوانند برای ورود خودکار اطلاعات نوشتاری چاپی به جای تایپ دستی آنها از راه حلهای مبتنی بر فناوری تشخیص OCR استفاده کنند.
در واقع تایپ دستی متن ها موجود در تصاویر و اسناد زمان زیادی از کاربران را میگیرد، به خصوص اگر تصاویر دارای متن زیادی باشد. با وجود گرفتارهای امروزی مردم، اختصاص چنین زمانی برای تبدیل تصاویر به متن بسیار هزینهبر و گران خواهد بود. در حالی که کاربران وقت انجام دستی این کار را نداشته باشند، شرکت ها نیز هزینه آن را متقبل نمیشوند. بنابراین، بهتر است از اتوماسیون و هوش مصنوعی مانند نرم افزار OCR استفاده کرد. نرمافزارهای مجهز به فناوری OCR در حسابداری، در کمترین وقت، عکسها را به متون قابل جستجو تبدیل و فایل دیجیتالی که دارای متن شماست را جلو شما قرار خواهد داد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار تولیدی و نرم افزار شرکتی و نرم افزار پخش مویرگی
کاربرد OCR در امور مالی و حسابداری
امور مالی و حسابداری OCR در استخراج خودکار داده های مالی و حسابداری اسناد به کار میرود، که به آن توزیع مالی نیز گفته می شود. OCR میتواند متن، نویسهها، فیلدها یا دادهها را بهطور خودکار از اسناد و تصاویر اسکنشده، شناسایی و استخراج کند. از آنجایی که این اسناد عمدتاً دادههای ساختار یافته را در قالب های استاندارد ارائه می دهند، OCR خودکار مالی یا حسابداری می تواند زمان پردازش هر سند را تا حد زیادی کاهش دهد.
برای مثال، نرم افزار OCR میتواند فیلدها (یا موارد خطی) مرتبط به سفارش خرید(PO)، صورتحسابها و رسیدها را استخراج و ارائه کند تا حسابداران بتوانند یک تطابق سهطرفه سریع و کارآمد انجام دهند. همچنین با نرمافزار PDF OCR میتواند صورتهای PDF بانک را به Excel یا CSV برای پردازش آسانتر کند. این تکنولوژی از کارهای بيهوده و وقت گیر دستی برای استخراج دادههای اسناد مالی جلوگیری میکند. بنابراین نرمافزار خودکار OCR میتواند بهطور یکپارچه با نرمافزار حسابداری یا ERP ارتباط برقرار کند تا یک کار کاملاً دیجیتالی ایجاد شود.
برنامههای کاربردی و اتوماسیون حسابداری OCR به تحلیلگران مالی و حسابداران این امکان را میدهد تا روی کارهای فنی تر یا تخصصیتر که ارزش بیشتری برای شرکتها و سازمانها دارد، تمرکز کنند.
حتما مطالعه کنید: نرم افزار فروشگاهی و پایانه فروشگاهی و نرم افزار تولید
خبرنامه پارمیس را از دست ندهید!هر هفته محتوای اختصاصی و جدیدترین اخبار، مقالات آموزشی حسابداری، مالی و مدیریتی را برای شما میفرستیم.
مزایای برنامه OCR در امور مالی و حسابداری
تحلیلگران و حسابداران به مقدار زیادی از OCR برای ورود و بررسی داده ها استفاده می کنند. این کار بهرهوری کلی کارکنان را بالا میبرد. بنابراین، پیادهسازی OCR، مزایای منحصربهفردی از جمله:
- کاهش هزینه: کاهش و حذف هزینههای ذخیره سازی و پردازش دستی اسناد و فرآیندهای ناکارآمد آن.
- بهبود سرعت پردازش: نرم افزار اتوماسیون خودکار حسابداری OCR می تواند داده ها را در عرض چند دقیقه استخراج و انجام دهد. کاری که به ساعت های زیاد کار انسانی نیاز داشت، OCR می تواند کاغذبازی دستی را تا 75٪ یا بیشتر کاهش دهد.
- سهولت پردازش: نرم افزار مالی و حسابداری OCR می تواند به طور خودکار حساب های پرداختنی (AP)، حساب های دریافتنی (AR) و پردازش چک را در میان سایر فرآیندهای پرداختی انجام دهد.
- پردازش هوشمندانه اسناد: نرمافزار OCR مبتنی بر هوش مصنوعی میتواند انواع اسناد خاص را بدون توجه به فرمت طبقهبندی کند. حتی اگر دستهای از اسناد “ناشناخته” باشند، نرم افزار خودکار OCR می تواند به طور هوشمند اسناد را بر اساس نوع (فاکتور، رسید، صورتحساب و غیره) یا مالک، فروشنده و غیره برای پردازش بیشتر و استخراج داده ها طبقه بندی کند.
- بهبود دقت دادهها: نرم افزار OCR از الگوریتم های هوش مصنوعی و قابلیت های ML استفاده می کند تا در هنگام استخراج داده ها از اسناد، دقت بالایی را ارائه دهد.دقت بیشتر منجر به کاهش خطاها و دوباره کاری می شود که در نهایت باعث صرفه جویی در زمان و هزینه میشود.
- راحتی و سهولت انجام کار: نرم افزار خودکار مالی OCR می تواند حجم بسیار بالایی از اسناد را به راحتی مدیریت کند.
- بهبودی محیط زیست: با مديريت فرمتهای اسناد دیجیتال توسط OCR شرکت ها و سازمانها از اسناد کاغذی کمتری استفاده میکنند یا اصلا استفاده نمیکنند.
- بالا رفتن انگیزه کارمندان: فرآیندهای دستی و کاغذبازی میتواند به خصوص برای حسابداران و تحلیلگران مالی بسیار خسته کننده باشد. سازمان هایی که از OCR استفاده میکنند، میتوانند نیروی کاری خود را به سمت وظایف چالش برانگیزتر و جذاب تر سوق دهند.
باید بخوانید: کارتخوان اندرویدی و نرم افزار دریافت و پرداخت و نرم افزار بازرگانی
موارد استفاده از OCR در امور مالی و حسابداری
امور مالی و حسابداری OCR موارد استفاده جالب زیادی با توجه به کار پردازش اسناد دارد. از آنجایی که اسناد حسابداری و مالی عمدتاً با داده های ساختاریافته ارائه میشود، قالب های انها استاندارد هستند و OCR میتواند تقریباً هر سند مربوط به این رشته ها را انجام دهد.
رایجترین موارد استفاده OCR برای اسناد مالی، فاکتورOCR (همچنین به عنوان اسکن فاکتور و پردازش خودکار فاکتور نیز شناخته میشود) و رسیدOCR است. استخراج دادهها از صورتحسابها یا رسیدها میتواند به سازمانها کمک کند تا تراکنشها را سریعتر پردازش کنند و از تاخیر و جریمههای احتمالی جلوگیری کنند. برای مثال بزرگترین شرکت ساختمانی مینهسوتا به کمک OCR مالی بهرهوری AP خود را به شکل شگفت اوری بهبود داد. در ایران شرکت پارمیس ارائه دهنده ی این خدمات می باشد. موارد استفاده بانکی شامل پردازش برنامههای مختلف مانند وام، حسابهای جدید و درخواست چک یا احراز هویت مشتریKYC را میتوان نام برد.
باید مطالعه کنید: مالیات و نرم افزار حسابداری رایگان و گواهی دیجیتال CSR
موارد استفاده بانکی شامل پردازش برنامه های مختلف (برای وام، حسابهای جدید یا درخواست چک) یا انجام تأییدیههای KYC می باشد. نرمافزار OCR میتواند فرمهای درخواست را اسکن کند، فیلدهای مربوطه را استخراج و در نرمافزار بانکی برای پردازش سریعتر پر کند. کارت شناسایی یا شناسه OCR در حال حاضر بیشتر فرآیندهای KYC مبتنی بر تلفن همراه ارائه می دهد که توسط بانکهای مدرن استفاده میشود. این موارد استفاده OCR به بانکها این امکان را میدهد تا فرآیندهایی که برای مشتری دردسر ساز است را سریعا پیگیری و انجام دهد.
شرکت های بیمه می توانند به طور مشابه پردازش خسارت را با کمک فناوری OCR خودکار کنند. OCR بیمه میتواند تأیید خسارت و پردازش ادعاها را تسریع کند و به نفع مصرفکنندگان و شرکتهای بیمه باشد. به غیر از پردازش اسناد مربوط به بیمه، OCR همچنین میتواند برای ارزیابی خسارات فیزیکی مربوط به ادعاهای بیمه استفاده شود.
OCR همچنین میتواند برای ساده سازی فرآیندهای مرتبط با حسابداری با نرم افزار حسابداری ادغام و استفاده شود. کسب و کارها همچنین از OCR حسابداری برای بهبود حسابرسی و گزارش هزینه ها استفاده میکنند. ابزارهای OCR مسیرهای اسناد مختلف را با هم مقایسه و مطابقت میدهند تا به حسابداران کمک کنند هزینههای جعلی و هزینههای تجاری را مشخص کنند. در اینجا چند نمونه از هزینههای تقلبی احتمالی که مشاغل ممکن است با آنها مواجه شوند آورده شده است: رسیدهای خالی برای تراکنشهای غیرتجاری، رسید هزینههای تکراری، فاکتورهای گران یا عدم تطابق مبلغ.
حتما بدانید: صندوق فروشگاهی و شناسه یکتای حافظه مالیاتی
فناوری OCR در نانو شبکهها
نانو شبکه یک نرمافزار OCR مبتنی بر هوش مصنوعی است که راهاندازی و استفاده از آن آسان است و مدلهای از پیش آموزشدیده مناسبی را برای موارد استفاده OCR مالی و حسابداری ارائه میکند. مزایای استفاده از نانوشبکهها نسبت به سایر نرمافزارهای OCR (مانند Power Automate) فقط اتوماسیون، دقت و قابلیتهای خوب AI/ML نیست. در حقیقت قابلیت های بهتری دارند که در اینجا برخی از مزایای منحصر به فرد این نانو شبکه ها گفته میشود:
نانوشبکهها OCR مبتنی بر الگو نیست. به غیر از ارائه مدلهای از پیش آموزش دیده ، الگوریتم پردازش اسناد هوشمند آن میتواند انواع اسناد ناشناخته شده را نیز مدیریت کند. نانوشبکهها، دادههای غیر ساختار یافته و محدود، اسناد چند صفحهای، جداول و موارد چند خطی را به راحتی انجام میدهد.
از شناخت سند گرفته تا استخراج داده سبک و فرمت های خروجی سند را میتوان با نانو شبکهها تغییر کرد. نانوشبکهها به آسانی برای هماهنگی با سیستمهای قدیمی برنامهريزي شدهاند و به راحتی می توانند با اکثر نرمافزارهای مانند CRM، ERP یا RPA کار کنند. نانوشبکهها یک پلتفرم اتوماسیون هوشمند بدون کد هستند که میتواند به طور مداوم معلومات خود را با مجموعه دادههای که به آن وارد شده بازسازی کند به طوری خروجی آن نیازی به پردازش مجدد ندارند.
مطالعه کنید: نحوه دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی و نحوه دریافت گواهی دیجیتال (CSR)
جمع بندی
بنابراین، مخفف تشخیص کاراکتر نوری، OCR نوعی فناوری است که تصاویر اسکن شده را به فایل های دیجیتال تبدیل می کند. در زمینه حسابداری، این بدان معنی است که برای اسکن رسید، فاکتور، سفارشات خرید و سایر اسناد مربوطه استفاده می شود. یعنی اینکه فتوکپی یا عکس گرفته شده به فایلهای دیجیتالی ویرایش شده تبدیل میشود. تشخیص کاراکتر نوری در حسابداری نیز برای استخراج دادههای اسناد استفاده میشود، و آنها را بهطور خودکار به سیستمهای وارد میکند تا نیازی به وارد کردن دستی دادهها نباشد.
سوالات متداول
OCR فرآیندی است که تصویری از متن را به قالب متن قابل خواندن توسط ماشین تبدیل میکند. برای مثال، اگر فرم یا رسیدی را اسکن می کنید، رایانه شما اسکن را به عنوان یک فایل نوشتاری ذخیره می کند.
تشخیص کاراکتر نوری یا OCR، فناوری است که به یک کسب و کار امکان میدهد اسناد دریافتی، مانند پی دی اف سفارش مشتری، یا فاکتورهای اسکن شده را به داده هایی پردازش کند که میتواند به طور خودکار در سیستم ERP سازمان یا شرکت دریافت شود.تکنولوژی OCR برای چه چیزهایی استفاده می شود؟
OCR در ERP به چه معناست؟