6 اشتباه رایج و پرتکرار در حسابداری
- خرداد 21, 1398
نرم افزار حسابداری » 6 اشتباه رایج و پرتکرار در حسابداری
فهرست مطالب
6 اشتباه رایج در حسابداری ممکن است به دفعات و به دلایل متفاوتی اتفاق بیفتند. برخی از آنها پرتکرارتر و رایج تر از بقیه هستند. اما از رخ دادن تمامی این اشتباه رایج در حسابداری میتوان با یک برنامه ریزی صحیح و مناسببه همراه دانستن تعریف حسابداری چیست؟ جلوگیری کرد. زیرا همه ما میدانیم که هزینهی جبران خطاها در حسابداری بسیار بیشتر از هزینهی جلوگیری از رخ دادن آن است. همچنین پی بردن و اصلاح خطا و اشتباهات در حسابداری هرچه در زمان سریعتری صورت بگیرد، هزینهی کمتری نسبت به اصلاح آن در آخر پروژه برای جبران خواهد داشت.
حتما بخوانید: آموزش استانداردهای حسابداری
اگر کسب و کارتان برای شما حکم یک پروژهی طولانی مدت را دارد، نیاز شما به بررسی بیشتر و منظم صورتحسابها و اسناد حسابداری، بیشتر و بیشتر از حالتهای دیگر خواهد بود. با این کار نه تنها در زمان شما و کسب و کارتان صرفه جویی خواهد شد، بلکه درآخر پول بیشتر و دردسر کمتری هم خواهید داشت. همچنین از مزایای رقابتی این کار در بازار، مانند رضایت بیشتر مشتریان بهره مند خواهید شد. در این مطلب از پارمیس قصد داریم رایج ترین اشتباهات در نرم افزار حسابداری کسب و کارها، حتی کسب و کارهای کوچک را با هم مرور کنیم تا با شناخت و برطرف کردن آنها، از دردسرهای احتمالی که ممکن است در آینده برای کسب و کار شما رخ دهد، جلوگیری کنید.
-
عدم پیشروی در روشهای اصولی حسابداری
حتی صاحبان کسب و کارهای کوچک، کارآفرینان، حسابداران پاره وقت و آزادکار لازم است از تمامی اصول روشهای رسمی، مستند و دقیق برای مدیریت حسابداری خود پیروی کنند. یک راه مفید برای انجام این کار این است که با چک لیستها و فرمهای استانداردسازی شده کار کنید تا از دقت و یکپارچگی اطلاعات خود مطمئن شوید. برای انجام امور حسابداری خود به صورت اصولی، همواره میتوانید از نرم افزار حسابداری شرکتی مطابق با قوانین مالیاتی و اصناف استفاده کنید.
-
بدون بودجه بندی کار کردن
برای تحلیل کسب و کار خود، نیاز فوری به بودجه بندی دارید. زیرا بدون بودجه بندی، هیچ معیاری برای مقایسه و قضاوت در مورد عملکرد کسب و کار خود نخواهید داشت. بودجه بندی نه تنها به کاهش هزینهها کمک بسیاری میکند، بلکه میتواند با ایجاد اهداف مالی واقع بینانه در بهبود عملکرد کسب و کار تاثیرگذار باشد. بودجه همیشه لازم است بر اساس واقعیت های کسب و کار بسته شود. با بودجه بندی کردن پیش از شروع حسابداری کسب و کار، اهداف مالی معقولی برای خود تعیین کردهاید و از این راه میتوانید هزینههای عملیاتی خود را کاهش و به همان نسبت درآمد خود را افزایش دهید.
مطالعه بیشتر: نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار حسابداری تولیدی
-
خطا در هنگام ورود داده
یکی از پرتکرارترین اشتباه رایج در حسابداری، خطا در هنگام ورود اطلاعات به دفتر یا نرم افزار حسابداری است. در حالی که هرگز نمیتوان به طور کامل از بروز این خطا جلوگیری کرد، تنظیم و وضع مقرراتی در مدیریت امور حسابداری شما میتواند به سرعت این خطا را شناسایی کرده و آن را برطرف کند. بدین ترتیب که در دورههای زمانی کوتاه مدت، بررسیهای دوباره ای بر اطلاعات ثبت شدهی خود انجام دهید تا از درستی آنها اطمینان حاصل کنید.
-
عدم استفاده از پشتیبانگیری در نرم افزار حسابداری
پشتیبانگیری آن هم به طور منظم، باید از اولویتهای کسب و کار شما باشد. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری قابلیت پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات را دارند و در تنظیمات خود به شما اجازه میدهند تا نوع پشتیبانگیری دلخواهتان را تنظیم کنید. ولی پشتیبانگیری خودکار به تنهایی کافی نیست. لازم است که فایلهای پشتیبان خود را دوباره بررسی کند تا از صحت و سلامتشان مطمئن شوید.
بیشتر بدانید: نرم افزار انبارداری و نرم افزار حسابداری فروشگاهی و نرم افزار پخش مویرگی و سامانه مودیان
-
برون سپاری نکردن امور حسابداری کسب و کار
برون سپاری اموری مانند حسابداری ، بخلاف چیزی که اغلب فکر میکنند، میتواند یک مزیت باشد. به عنوان مثال یک حسابدار مالیاتی، از قوانین جدید در رابطه با مالیات آگاهی و تجربهی بیشتری دارد. بنابرابن برنامه ریزی مالی و آمادگی بهتری برای حسابرسی کسب و کار شما را خواهد داشت و به شما کمک میکند تا بدهیهای مالیاتی خود را کاهش دهید. درنتیجه در هزینه ها صرفه جویی شده و میتوانید زمان بیشتری را به افزایش درآمد اختصاص دهید.
-
عدم طبقه بندی صحیح درآمد و هزینهها
دسته بندی صحیح و منظم درآمدها و هزینههای شما، حتی در کسب و کارهای کوچک به صورت دائمی باید صورت بگیرد. صاحبان کسب و کارهایی که بر هزینهها و درآمدهایشان تسلط دارند، هرگز چنین خطایی را مرتکب نمیشوند. آنها در هر لحظه میزان بدهی و طلب خود را میدانند.
راهکارهای جلوگیری از اشتباهات رایج در حسابداری
از آنجایی که، بروز اشتباهاتی در حسابداری به مراتب مشکلات عدیده ای را به وجود می آورد، اطلاع از راهکارهایی برای جلوگیری از این خطاها ضروری به نظر میرسد. برای اطلاع از این راه حلهای کاربردی و مطمئن از توجه به موارد زیر غافل نشوید:
- استخدام کارکنانی ماهر و باتجربه
همواره از افرادی برای مجموعه خود استفاده کنید که، در امور حسابداری تجربه لازم را داشته باشند. افرادی خبره که حداقل چند سال سابقه کار دارند و دوره های لازم را گذرانده اند.
- عدم غفلت از انجام بازرسیهای خارجی و داخلی
اگر قصد کسب اطمینان از دقت و صحت اطلاعات مالی مجموعه خود را دارید، انجام بازرسیهای خارجی و داخلی را فراموش نکنید. به این ترتیب، به آسانی میتوان هر گونه اشتباه به وجود آمده در حسابداری را شناسایی و برای رفع آنها اقدامات لازم را انجام دهید.
- آموزش صحیح و اصولی کارکنان
همواره برای پیشرفت کاری مجموعه خود برای پرسنل خود دورههای مختلف حسابداری برگزار کنید. دوره هایی بسیار کاربردی که به ارتقاء شغلی آنها نیز کمک شایان توجهی میکند.
- انجام کنترلهای داخلی
انجام کنترلهای داخلی جهت خودداری از بروز هر گونه اشتباهی در حوزه حسابداری، نباید از انجام کنترلهای داخلی غافل شد. این قبیل از کنترلها مواردی از جمله نظارت تفکیک دسترسی به کلیه اطلاعات مالی، اجرای درست گزارشدهی مالی و احراز و تایید اطلاعات را دربر میگیرد.
- انجام برنامه ریزی اصولی و دقیق
انجام برنامهریزی بی عیب و نقص برای کاهش هر چه بیشتر اشتباهات در امر حسابداری ضروری به نظر میرسد. برای ایجاد هر گونه تغییری در سیستم حسابداری مجموعه نباید از داشتن برنامه ریزی مناسب غافل شد.
- بهره گیری از سیستم حسابداری مؤثر و جامع
بهره گیری از سیستم حسابداری جامع و مؤثر می تواند یکی از راهکارهای اساسی برای کم شدن خطاها در امر حسابداری شود. از میان قابلیتهای قابلتوجه یک نرمافزار حسابداری میتوان از امکان گزارش دهی و ارائه اطلاعات دقیق مالی نام برد.
حتما مطالعه کنید: نرم افزار بهای تمام شده و نرم افزار دریافت و پرداخت و نرم افزار حسابداری بازرگانی
جمع بندی
امروزه برای کنترل حسابهای مالی و کاهش اشتباه رایج در حسابداری به دلیل گستردگی مبادلات، روشهای سنتی مانند نوشتن دفاتر حسابداری دیگر نمیتواند نیازهای یک کسب و کار را مرتفع کند. زمانبر بودن دسترسی به صورتحسابها و خطاهای انسانی متعدد در حساب دفتری، میتواند از اصلی ترین عوامل ابداع نرم افزار حسابداریباشد. در حال حاضر با پیشرفت تکنولوژی، انواع کسب و کارها و اصناف مختلف (فروشگاهی، شرکتی، رستوران، هتل، شخصی و غیره) میتوانند بسته به نیازشان از انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری متناسب با کسب و کار خود استفاده کنند.
باید بدانید: پایانه فروشگاهی و کارتخوان اندرویدی و مالیات چیست؟ و ERP چیست؟
با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوانید به ارائه موارد فنی تری بپردازید. گزارشگیریهای هفتگی و ماهانه داشته باشید و برای آیندهی کسب و کار خود برنامه ریزی کنید. بسیاری از کسانی که صاحب کسب و کار، مهم ترین ملاکشان برای انتخاب نرم افزارهای حسابداری، کاربری آسان و همچنین امکان پشتیبان گیری خودکار در نرم افزار است. این موارد را می توان به عنوان با ارزش ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری دانست. این نوع از نرم افزارها باید به گونه ای باشد که بتواند با نیاز نوع کسب و کار تناسب ایجاد کند. برنامه نویسان همواره در تلاش هستند تا نرم افزاری ارائه کنند که بتواند بیشترین عملیاتهای مربوط به حسابداری را انجام دهد. این نرم افزارها در بسیاری از سازمان ها و اداره ها کارآمد است. از زمانی که نرم افزار حسابداری وارد بازار شد کار بسیاری از حسابداران هم آسانتر و دقیقتر گردید.
حتما مطالعه کنید: مالیات چیست؟ و مدیریت مالی شخصی و نرم افزار حسابداری رایگان و صندوق فروشگاهی
سوالات متداول
بروز خطا در زمان ورود اطلاعات، کار کردن بدون بودجه بندی، طبقه بندی نکردن درست و اصولی هزینه ها و درآمدها جزء اشتباهات رایج در حسابداری به شمار می روند.
آموزش صحیح و اصولی کارکنان، استخدام کارکنانی ماهر و باتجربه و انجام برنامه ریزی اصولی و دقیق را میتوان از راههای مؤثر جلوگیری از بروز اشتباهاتی رایج در حسابداری در نظر گرفت. اشتباهات رایج در حسابداری شامل چه مواردی می شوند؟
راههای جلوگیری از اشتباهات معمول در حسابداری چیست؟